حجم زیاد فعالیت‌های مورد نیاز که می‌بایست در زمان کوتاه و مشخص، با هزینه و بودجه محدود و کیفیت مورد نظر به انجام برسند از مشخصه‌های اصلی پروژه‌های عمرانی است که سبب پیچیدگی مدیریت اجرای این پروژهها می‌شود. حجم زیاد این فعالیت‌ها عملا سبب می‌شود که تیم مدیریت پروژه در دوره اجرای پروژه فرصت، منابع و تمرکز کافی را برای آماده‌سازی زیرساخت‌های مدیریتی مورد نیاز برای مدیریت کارآمد پروژه‌های عمرانی نداشته باشد. استقرار دفتر مدیریت پروژه روشی نوین جهت پاسخ‌گویی به نیاز سازمان‌های پروژه محور برای افزایش کارآمدی مدیریت پروژه‌های عمرانی در سازمان است. دفتر مدیریت پروژه واحدی سازمانی در شرکت‌ها و سازمان‌های متولی و مجری پروژهها شامل کارفرمایان، پیمانکاران و مهندسین مشاور طراح و ناظر است که تیم‌های مدیریت پروژه‌های عمرانی سازمان را با تهیه روش‌ها، الگوها، فرم‌ها، ابزارها و دستورالعمل‌های مورد نیاز برای مدیریت کارآمد پروژه‌های عمرانی یاری می‌رساند. این دفتر به علاوه، با ارائه خدمات نگهداری و بایگانی مدارک به عنوان پایگاه دانش و تجارب آموخته سازمان از پروژه‌های انجام شده عمل می‌نماید. بسته به نیاز، دفتر مدیریت پروژه ممکن است با سه رویکرد حمایتی (Supportive)، کنترلی (Controlling) و یا راهبری (Directive) در فرآیند مدیریت پروژه‌های عمرانی سازمان کمک کند.
رویکرد حمایتی
در رویکرد حمایتی، دفتر مدیریت پروژه بسترها و ابزارهای مختلف مورد استفاده در مدیریت پروژه را تهیه نموده و راهنمایی و آموزش‌های لازم برای استفاده از این ابزارها را در اختیار تیم‌های مدیریت پروژه قرار می‌دهد. تیم‌های مدیریت پروژه‌های عمرانی بسته به نیاز و صلاحدید خود از این ابزارها در پروژه‌های عمرانی خود استفاده می‌نمایند.
رویکرد کنترلی
در رویکرد کنترلی، مشارکت دفتر مدیریت پروژه یک مرحله بالاتر رفته و علاوه بر فراهم کردن بسترها و ابزارهای مورد نیاز برای مدیریت پروژه کارآمد، کیفیت استفاده تیم‌های مدیریت پروژه‌های عمرانی در پروژه‌های مختلف از این ابزارها را ارزیابی و کارایی آن‌ها را کنترل می‌نماید. در صورت پایین بودن کارایی تیم مدیریت در پروژه‌های مختلف، اقدام به ریشه‌یابی مشکلات موجود در فرآیند مدیریت پروژه می‌نماید و تیم مدیریت پروژه را برای رفع مشکلات شناسایی شده و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز یاری می‌رساند.
رویکرد راهبری
در رویکرد راهبری، مشارکت دفتر مدیریت پروژه در روند مدیریت پروژهها به حداکثر می‌رسد. در این رویکرد دفتر مدیریت پروژه علاوه بر تامین بسترها و ابزارهای مورد نیاز، خود به واحد سازمانی تبدیل می‌شود که راسا اقدام به تشکیل تیم مدیریت پروژه برای پروژه‌های مختلف سازمان می‌نماید و پروژه‌های مختلف سازمان را مدیریت می‌نماید.
PMBIM همراه شما در استقرار دفتر مدیریت پروژه
با وجود جدید بودن رویکرد دفتر مدیریت پروژه در کشور، PMBIM از اولین تیم‌های تخصصی بوده است که در حوزه استقرار دفتر مدیریت پروژه فعالیت نموده است و این دفتر تجارب ارزنده و موفقی در این حوزه دارد. همچنین، با توجه به اتصال PMBIM به بدنه قوی پژوهشی مدیریت پروژه‌های عمرانی در دانشگاه صنعتی شریف، این دفتر اقدام به بومی سازی مبانی استقرار دفتر مدیریت پروژه در کشور کرده است و موفق به ارائه “مدل شریف برای استقرار دفتر مدیریت پروژه چابک” شده است. این مدل شامل مجموعه الگوها و ابزارهای مورد نیاز برای تسهیل فرآیند مدیریت پروژه است که به صورت اختصاصی برای پروژه‌های ساختمانی توسعه داده شده است. هرچند بسیاری از قابلیت‌ها و ابزارهای ارائه شده در آن می‌تواند در سایر پروژه‌های عمرانی نظیر راه‌سازی، پل سازی، سد سازی، لوله‌گذاری و حتی پروژه‌های صنعتی مورد استفاده قرار گیرد. این مدل به گونه‌ای طرح‌ریزی شده است که شرکت‌ها و سازمان‌های متولی پروژه‌های عمرانی بتوانند رأسا اقدام به استقرار دفتر مدیریت پروژه در پروژه‌های ساختمانی و عمرانی خود نمایند. البته، ویدئوهای آموزشی، آموزش‌های مجازی و آموزش‌های حضوری PMBIM، که به مرور در حال تکمیل است، همواره حامی و همراه این شرکت‌ها و سازمان‌ها در روند استقرار دفتر مدیریت پروژه خواهد بود. با وجود ارائه خدمات آموزشی و حمایتی PMBIM، شرکت‌ها و سازمان‌ها همیشه و در همه حال می‌توانند بر روی کمک و ارائه خدمات مشاوره مستقیم PMBIM در مراحل مختلف استقرار و اجرای دفتر مدیریت پروژه حساب کنند.